Enkel formidling av filer med Sharefile og Outlook

Microsoft Exchange

Ofte har man behov for å dele dokumenter, bilder eller filer med andre personer. Å sende disse filene med epost kan være den enkleste måten å gjøre dette på. Dessverre er det ikke alltid at filene du sender kommer frem. Mange ganger kan filene være for store eller de er av en type som ikke er tillatt sendt via epost.

Med fillagring i Sharefile slipper du disse problemene. Sharefile kan brukes på mange måter, men her skal vi se på Sharefile sin Outlook Plugin. Når denne er installert så vil knappene nedenfor dukke opp i Outlook når du oppretter nye eposter:

Her er det du gjør hvis du ønsker å dele filer med noen ved hjelp av Sharefile og Outlook:

  1. Opprett en ny epost i Outlook og legg ved filene du ønsker å sende
  2. Øverst i eposten trykker du på Sharefile-knappen ‘Convert Attachments’. Sharefile vil nå flytte fil-vedleggene inn i ditt Sharefileområde og erstatte disse med en link/knapp i eposten:
  3. Send eposten til mottakeren
  4. Mottaker aksesserer alle filene ved å trykke på linken/knappen i eposten. Linken vil normalt være gyldig i 1 måned, men dette kan justeres.

Vi kan benytte samme teknikk for å innhente filer. Hvis du vet at noen skal sende deg filer så kan du sende vedkommende en link som kan benyttes til å laste filene rett opp til din Sharefile. Slik gjør du:

  1. Opprett en ny epost i Outlook
  2. Trykk på Sharefile-knappen ‘Request Files’. Sharefile vil nå legge til en link i eposten din
  3. Send eposten til personen som skal sende deg filer
  4. Mottaker trykker på linken og får opp et bilde i webleseren hvor han må oppgi navnet og epostadressen sin og som deretter kan brukes for å laste opp filer til ditt Sharefileområde:
  5. Når filene har ankommet i ditt Sharefileområde så vil en epost fra Sharefile informere deg om dette:

Sharefile er et system der firmaer trygt kan lagre alle sine data i både personlige og felles filområder. Sharefile er svært brukervenlig. Med klienter for alle typer datamaskiner og mobiler/nettbrett så vil man kunne hente ned eller laste opp filer fra hvor som helst.

Hvis du vil lære mer om Sharefile så har jeg har lagt ut en video på våre kundesider på https://www.on4u.no som viser flere av mulighetene.

 

at.